Nieuwe brochure: ‘De ingrediënten voor effectieve verbeterplannen’
Juliette Vermaas is adviseur bij Leren verbeteren en auteur van ‘De ingrediënten voor effectieve verbeterplannen’. Met dit boekje, dat onlangs in herziene versie is verschenen, kunnen schoolleiders en bestuurders eenvoudig zelf een verbeterplan opstellen. Vermaas helpt lezers vooral bij het concretiseren van hun plannen in een stappenplan: ‘Die stappen voorkomen dat ambities en ideeën door de waan van de dag naar de achtergrond verdwijnen.’
‘De ingrediënten voor effectieve verbeterplannen’ van Juliette Vermaas beschrijft het maken van een verbeterplan aan de hand van vijf succesfactoren: voorbereiding, analyse en ambitie, maatregelen, projectorganisatie en communicatie. Het boekje bevat veel do’s en don’ts en voorbeeldteksten uit goede verbeterplannen.
Waarom heb je een nieuwe versie geschreven?
“Na vijf jaar was het daar echt tijd voor. De inspectie heeft inmiddels een nieuw toezichtskader en de herstelopdrachten zijn anders. Heel belangrijk is ook dat een verbeterplan niet meer verplicht door de inspectie wordt getoetst. Dat heeft geleid tot een compacter boekje waarin de echt noodzakelijke stappen staan beschreven.
We hebben het boekje destijds gemaakt omdat we constateerden dat veel plannen die scholen maakten, niet voldeden aan de eisen van de inspectie. Veel scholen worstelden bij het opstellen van een verbeterplan met wat er nu eigenlijk in moest komen te staan. Ik heb toen een groot aantal verbeterplannen geanalyseerd en gekeken welke plannen een goede beoordeling hadden en wat daar dan precies in stond. Op basis daarvan heb ik de belangrijkste tips en tops beschreven.”
De nieuwe uitgave besteedt ook aandacht aan verbeteren zónder herstelopdracht van de inspectie.
“Klopt. Steeds meer scholen willen een volgende stap zetten en zich verder ontwikkelen. Ook dan is een ontwikkelplan belangrijk om te zorgen dat je je doelstellingen haalt. Ook die scholen hebben behoefte aan begeleiding bij het opschrijven van wat ze precies willen bereiken; een structuur die ervoor zorgt dat de mooie ideeën die je hebt, niet verzanden.
Er bestaat veel ondersteuning op het gebied van veranderkunde en leiding geven aan verandering, terwijl dit boekje veel meer gaat over hoe je ervoor zorgt dat je je verbeterplan planmatig uitrolt. Wat ga je wanneer doen, wat heeft prioriteit en waarom? En wie gaat het uitvoeren? En, ook heel belangrijk: wanneer evalueer je met elkaar of je nog op koers zit?”
Waar lopen scholen vooral tegenaan bij het maken van verbeterplannen?
“Concretiseren is het allermoeilijkst. Je kunt opschrijven dat je wilt nadenken over differentiatie of dat je een werkgroep gaat instellen die gaat nadenken over hoe de lessen beter kunnen, maar dat gaat je niet helpen. Je moet veel preciezer zijn! Je kunt wél opschrijven dat een werkgroep een kijkwijzer gaat maken, en dan moet je er ook bij zetten wie het gaat doen en wanneer het klaar moet zijn. En welk doel dat dient. Dat lijkt een open deur, maar hoe concreter, hoe beter.”
Alleen opschrijven dat de kwaliteit beter moet, is dus niet genoeg.
“Zeker niet. Schrijf wel op dat je bijvoorbeeld doelgerichte lessen wilt hebben, met daarbij wat de stappen zijn die je moet nemen om dat te realiseren. Omschrijf welke instrumenten je wilt gebruiken, wanneer je een studiedag wilt organiseren en met welke mensen. Het uitwerken van deze stappen voorkomt dat je ambities en ideeën door de waan van de dag naar de achtergrond verdwijnen.”
En als het dan toch misgaat, ondanks alle goede voorbereidingen en voornemens?
“Als het gelukt is om je plannen zo concreet mogelijk op te schrijven, dan draait alles daarna erom dat je steeds weer naar dat plan teruggaat. Dat is de verantwoordelijkheid van de teamleider of de schoolleider. Hij moet blijven (bij)sturen: wie moet wat doen en waarom. Daarom moet je in je stappenplan al nadenken over wat je evaluatiemomenten gaan zijn. Samen kijk je dan steeds weer of je op koers bent en wat wel en niet lukt. In het begin wil iedereen graag meedoen, maar in de loop van het schooljaar kunnen er dingen gebeuren waardoor het verbeterplan naar de achtergrond verdwijnt. Een schoolleider moet zich daarvan bewust zijn. Hij moet weten dat het niet vanzelf goed komt, dat blijvende aandacht nodig is.”
Wat kan de schoolleider of bestuurder helpen om op koers te blijven?
“Organiseer hulp, zoals een critical friend die met je meekijkt gedurende het hele proces. Dat kan een collega zijn van een andere school of van een ander bestuur, of iemand van Leren verbeteren. Iemand die ook jóu blijft vragen hoe het met het plan staat.”
Wat is hét belangrijkste ingrediënt van een goed verbeterplan?
“Ik vind zelf de analysefase en het formuleren van je eigen ambitie het belangrijkst. Als je een herstelopdracht hebt gekregen, is het verleidelijk om meteen aan de slag te gaan en die opdracht uit te gaan voeren. Dat is echter erg gericht op de korte termijn. Kijk ook zelf waarom je die opdracht hebt gekregen en formuleer waar jíj naartoe wilt. Waar wil je zijn over een jaar? Wat is haalbaar en welke stappen ga je zetten?”
Schieten scholen te snel in de doe-modus?
“Ja, ze gaan vaak te snel aan het werk. Ook scholen die geen herstelopdracht hebben maar uit eigen beweging willen verbeteren, doen dat. Dat is jammer, want als je wilt dat je verbeterplan echt aansluit bij waar je nu staat en als je draagvalk wilt creëren én houden bij je mensen, is het heel belangrijk dat je plan onderdeel is van je visie als schoolleider of bestuurder. Denk aan de golden circle van Simon Sinek, die begint bij ‘waarom’ en gaat dan pas naar ‘hoe’ en ‘wat’.”
Als je het zo vertelt, lijkt het allemaal toch best ingewikkeld.
“Dat is het ook. Het is lastig om planmatig te werken en om dingen concreet op te schrijven. En het vraagt ook veel tijd om te blijven sturen. Werken aan verbetering of ontwikkeling vraagt om een lange adem.”
Heb je nog gouden tips voor schoolleiders?
“Ga snel aan de slag. Een schooljaar is zo voorbij en zeker als je een herstelopdracht hebt, heb je niet heel veel tijd. En betrek je mensen daar actief bij. Doe je dat niet, dan moet je op een later moment steeds weer opnieuw mensen overtuigen van de noodzaak van het verbeterplan. Maak dus een solide basis en trek samen op.”
‘De ingrediënten voor effectieve verbeterplannen’
Bent u geïnteresseerd in ‘De ingrediënten voor effectieve verbeterplannen’ van Juliette Vermaas? Download nu deze nieuwe uitgave van Leren verbeteren.
